第１章 総則
（目的）
第１条 この規程は、個人情報が個人の人格尊重の理念のもとに慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、琉球大学同窓会が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、本会の事業の適正かつ円滑な運営を図りつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
（１） 個人情報 生存する個人に関する情報であって、琉球大学同窓会及び同窓会支部（以下「本会」という）が、その活動目的のために取得（自ら作成することを含む）した琉球大学 同窓会会員（準会員を含む）及び琉球大学教職員、琉球大学の学生、生徒、卒業生の個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を識別できるもの（当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できることとなるものを含む。）をいう。
（２） 個人情報デ−タベ−ス等特定の個人情報をコンピュータで検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、又はコンビュ−タを用いていない場合であっても、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則にしたがって整理又は分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう。
（３） 個人デ−タ 個人情報デ−タベ−ス等を構成する個人情報をいう。
（４） 保有個人デ−タ 本会が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人デ−タであって、その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は違法若しくは不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの以外をいう。
（５） 本人個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう。
（６） 従業者本会の指揮命令を受けて本会の業務に従事する者をいう。
（７） 匿名化個人情報から当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所の記述等、個人を識別する情報を取り除くことで特定の個人を識別できないようにすることをいう。
（本会の責務）
第３条 本会は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。
第２章 個人情報の利用目的の特定等
（利用目的の範囲及び制限）
第４条 本会が取得し、保有する個人情報の利用目的（以下「利用目的」という）は、以下の通りとする。
（１） 同窓会名簿の発行、頒布
（２） 同窓会名簿に収載する個人情報の項目は、入学、卒業（途中退学を含む。以下同じ）学校、学部、学科、卒業年次、現及び旧氏名、現住所及び電話番号並びに勤務先、住所、電話番号及び役職名又は職業等とする
（３） 会報等出版物（電子媒体によるものを含み、本会の活動目的に適うものに限る。）の配布
（４） 本会、琉球大学、の各種事業、行事の伝達
（５） 本会、琉球大学、の寄付金の募集
（６） 本会の会費、寄付金の収受管理
（７） 本会及び会員個人による支部結成のための名簿作成等同窓会活動の支援
（８） 琉球大学の広報活動、寄付金募集支援のための会員個人情報の提供
（９） 本会支部等本会構成員の活動支援のための会員個人情報の提供
２ 前項第４号、第５号、第６号、第７号、第８号、第９号のために利用または提供する個人情報は本会名簿収載の項目に限る。
３ 1項に定める利用目的は、本会ホ−ムペ−ジおよび会報によって公表する。1項の利用目的を変更した場合も同様とする。
４ 1項に定める目的以外の目的で取得または保有する個人情報を利用しない。ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合及び法令の定めによる場合はこの限りではない。
（利用目的の特定及び変更）
第５条 本会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的をできる限り特定するものとする。
２ 本会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
３ 本会は、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
（利用目的外の利用の制限）
第６条 本会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく前２条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
２ 本会は、統合その他の事由により他の同窓会組織から事業を継承することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで継承前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとする。
３ 前２項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ないで前２条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。
（１） 法令に基づく場合
（２） 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（３） 公衆衛生の向上又は生徒、学生の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（４） 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
４ 本会は、前項の規定に該当して利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱う場合には、その取扱う範囲を真に必要な範囲に限定するものとする。
第３章 個人情報の取得の制限等
（取得の制限）
第７条 本会は、個人情報を取得するときは、利用目的を明示するとともに、取得は適法かつ適正な方法で行うものとする。
２ 本会は、思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報については取得しないものとする。
３ 本会は、原則として本人から個人情報を取得するものとする。ただし、次の各号のいれかに該当する場合は、この限りでない。
（１） 本人の同意があるとき。
（２） 法令等の規定に基づくとき。
（３） 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
（４） 所在不明、判断能力が不十分等の事由により、本人から取得することができないとき。
（５） 相談、援助、指導、代理、代行等を含む事業において、本人から取得したのではその目的を達成し得ないと認められるとき。
４ 本会は、前項第４号又は第５号の規定に該当して本人以外の者から個人情報を取得したときは、その旨及び当該個人情報に係る利用目的を本人に通知するよう努めるものとする。
（取得に際しての利用目的の通知等）
第８条 本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
２ 本会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。
３ 前2項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
（１） 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は等三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（２） 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
第４章 個人デ−タの適正管理
（個人データの適正管理）
第９条 本会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、常に個人データを正確かつ最新の状態に保つものとする。
２ 本会は、個人デ−タの漏えい、滅失、き損の防止その他の個人デ−タの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
３ 本会は、個人デ−タの安全管理のために、個人データを取り扱う従業者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
４ 本会は、利用目的に関し保存する必要がなくなった個人デ−タを、確実、かつ速やかに破棄匿名化、又は削除するものとする。
５ 本会は、個人情報の取扱いの全部又は−部を本会以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人デ−タの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
第５章 個人データの第三者提供
（個人デ−タの第三者提供）
第１０条 本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人デ−タを第三者に提供しないものとする。
（１） 法令に基づく場合
（２） 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（３） 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（４） 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
２ 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
（１） 本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人デ−タの取扱いの全部又は−部を委託する場合
（１） 本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人デ−タの取扱いの全部又は−部を委託する場合
（３） 個人データを特定の者（例えば支部）との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人デ−タの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用日的及び当該個人デ−タの管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき３ 本会は、前項第３号に規定する利用する者の利用目的又は個人デ−タの管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置く
ものとする。
（個人情報取り扱いの外部委託）
第１１条 本会が名簿発行、会報の発送等のため個人情報の取り扱いを外部委託業者に委託する場合は、以下に従うものとする。
（１） 個人情報の管理が可能かつ、適切な委託業者を選定する。
（２） 提供する個人情報は、委託する業務遂行のために必要な最小限のものに限定する。
（３） 委託先での個人情報の管理に関し、下記事項を含む契約を書面で取り交わす。
（イ） 委託された個人情報の機密保持および保護。
（ロ） 再委託の制限又は条件。
（ハ） 委託された個人情報の漏洩等の事故発生時の処置。
（ニ） 委託業務終了時の個人情報の消去及び又は個人情報を含む媒体の返却。
（ホ） （イ）に係わる事故時の処置
第６章 保有個人デ−タの開示、訂正・追加・削除・利用停止
（保有個人デ−タの開示等）
第１２条 本会は、本人から、当該本人に係る保有個人データについて、書面又は口頭により、その開示（当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の申し出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。
ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は−部を開示しないことができる。
（１） 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（２） 本会の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
（３） 他の法令に違反することとなる場合
２ 開示は、書面により行うものとする。ただし、開示の申し出をした者の同意があるときは、書面以外の方法により開示をすることができる。
３ 保有個人デ−タの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し書面により遅滞なく行うものとする。
（保有個人デ−タの訂正、追加、削除、利用停止等）
第１３条 本会は、保有個人デ−タの開示を受けた者から、書面又は口頭により、開示に係る個人デ−タの訂正、追加、削除又は利用停止の申し出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申し出た者に対し、書面により通知するものとする。
２ 本会は、前項の通知を受けた者から、再度申し出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。
第７章 組織及び体制
３ 個人情報保護管理者は本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、従業者に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。
４ 個人情報保護管理者は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。
５ 個人情報保護管理者は、個人情報の適正管理に必要な措置の−部を各事業を分掌する従業者に委任することができる。
（苦情対応）
第１５条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速に対応に努めるものとする。
２ 苦情対応の責任者は、個人情報保護管理者とする。
３ 個人情報保護管理者は、苦情対応の業務を従業者に委任することができる。その場合個人情報保護管理者は、あらかじめ従業者を指定し、その業務の内容を明確にしておくものとする。
（従業者の義務）
第１６条 本会の従業者又は従業者であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
２ 本規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した従業者は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
３ 個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく三役会に報告するとともに、関係事業部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。
第８章 雑 則
（その他）
第１７条 この規程の実施に必要な事項は、別に定めるものとする。
第１８条 この規程の改廃は、琉球大学同窓会三役会及び評議員会の承認を得なければならない。
附 則
この規程は、平成１９年７月２１日から施行する。